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Hoy quiero proponeros una herramienta para ser más productivos, aprovechar mejor el tiempo y conseguir realizar las tareas que uno se propone todos los días. El método GTD o Getting Things Done se ha convertido en un standard, y proviene del psicólogo norteamericano David Allen, el autor de “Organízate con eficacia” y otros bestsellers sobre el tema. Este método consiste en seguir 5 pasos:

  1. RECOPILA. Libera a tu mente de ser el contenedor de información inútil. No cabe aprendizaje ni disfrute en una mente ocupada con tareas pendientes. Por eso, Allen propone que todas las tareas que tienes en la cabeza, las anotes y dejes de pensar en ellas o rumiarlas. Es como si delegases en un objeto externo la función de recordarte los aspectos concretos. Tú sólo necesitas acordarte de tu objetivo y dedicar tu energía a mantenerte motivado y atento a lo que estés haciendo en ese momento.
  2. PROCESA. En el momento adecuado y una vez hayas acabado la fase de recopilación al completo, ve cogiendo uno a uno cada elemento de tu lista. Puede ser que hayas apuntado todo en un post it, en un gestor de tareas o en tu agenda. Es el momento de hacer aquellas tareas que duren menos de dos minutos, delegar aquellas tareas que puedas, y posponer el resto.
  3. ORGANIZA. Divide las tareas por etiquetas. Allen propone diferenciar entre las siguientes: acciones próximas, proyectos, en espera y algún día/quizá.
  4. REVISA. Escoge un tiempo cada mañana para revisar las taras próximas y proyectos. Las tareas en espera, recuerda anotarte hacer seguimiento a las personas implicadas, y en cuanto a las tareas que hayas clasificado en la etiqueta de algún día/quizá, dedica un tiempo cada fin de semana o cada quince días para revisarlas. En cada revisión que hagas, realiza al menos una de las tareas de la lista.
  5. ACTÚA. Ponte en marcha y ya estará todo hecho. Se ha demostrado que este método es tremendamente útil precisamente porque simplifica los pasos de antes de la ejecución, de tal forma que reduce la posibilidad de distraerse, bloquearse o caer en excesivo análisis. Al final la clave está en actuar y llevar a cabo lo que uno se propone, es lo que nos permite seguir motivados, aprender y, en definitiva, ser productivos y eficientes.

Y recuerda: lo más importante para ser productivo es que no pierdas el foco de cuál es tu objetivo. Como decía Henry Ford: “los obstáculos son esas cosas espantosas que ves cuando apartas los ojos de tu meta”. Las personas de éxito mantienen la atención en su meta y son capaces de asumir los pasos necesarios para llegar hasta ella, aunque haya algunos más divertidos y otros menos.

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