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En el día a día muchas veces apagamos tantos fuegos y tenemos tantas distracciones que acabamos teniendo la sensación al final del día que nos falta tiempo para lo importante. La distinción entre tareas urgentes e importantes es una de las claves de la gestión del tiempo. Corresponde al tercero de Los siete hábitos de la gente altamente eficiente del famoso best seller de Stephen Covey. Cuando no se tiene en cuenta esta distinción, se puede caer en dos posibles errores:

  • Creer que todo es importante en general, y por ello, perder de vista los plazos y los compromisos a corto término
  • Creer que todo es urgente, y pasar a precipitarse a resolver temas que necesitan de una atención más detallada, o bien ignorarlos como no existentes por no pertenecer al plano de las urgencias.

Ambas consecuencias llevan a aumentar el estrés y reducir la eficacia. Pero pueden evitarse si uno utiliza la herramienta de los cuatro cuadrantes de las prioridades: ¿cómo utilizar esta herramienta?

  1. En primer lugar, dibuja cuatro cuadrantes: el primero a la izquierda serán las tareas urgentes e importantes. El segundo cuadrante, el de arriba a la derecha, se corresponde con las tareas no urgentes e importantes. El tercer cuadrante, de abajo a la izquierda, representa las actividades no importantes pero sí urgentes, y por último el cuarto cuadrante estaría ocupado por las tareas ni urgentes ni importantes, que aunque parezca mentira, muchas veces les dedicamos tiempo.
  2. Cuando hayas dibujado los cuatro cuadrantes, coloca cada una de tus actividades dentro del cuadrante correspondiente.
  3. Una vez has tomado consciencia, piensa estrategias para quitar tiempo del tercer y cuarto cuadrante para dedicar al segundo, ya que suele ser el más descuidado: por ejemplo, pregúntate si puedes delegar algunas tareas del cuadrante 3 o dejar de hacer algunas del cuadrante 4.
  4. Establece tu calendario y agenda en función de la situación actual de la cual has tomado consciencia, y de tus nuevas elecciones, si las has hecho.

Esta herramienta te ayudará a dejar de ser un superviviente que se limita a apagar fuegos, y pasar a ser una persona que balancea mejor el corto y el largo plazo, y los propios objetivos con las demandas externas.

¡Mucha suerte y éxitos en la práctica, que es lo más difícil!

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